eRegis, elektronická správa registratúry

Zmení zákonnú povinnosť na inteligentnú správu vašich dokumentov

Často kladené otázky

Musím používať na správu registratúry softvér alebo to stačí robiť ručne?

V zákone 41/2011 Z.z., §16, ods. 4 je uvedené: „(4) Pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, zabezpečuje správu registratúry prostredníctvom elektronického informačného systému na správu registratúry, ak to ustanoví osobitný zákon.“

Teda, ak to bude stanovené zákonom, orgány verejnej správy budú povinné viesť správu registratúry elektronicky, ale ostatným inštitúciám zákon neprikazuje formu, registratúru môžu viesť ručne. Elektronicky sa však táto činnosť vykonáva jednoduchšie a efektívnejšie.

Môžem v rámci modulu ZMLUVY vkladať zmluvy aj spätne – teda za staré roky?

Áno, je to možné.

Dá sa zabezpečiť, aby mi do dôležitých zmlúv nevstupovali všetci?

Áno, je to možné prostredníctvom aplikačných oprávnení.

Náš server beží na OS Linux – môžeme tam nainštalovať eRegis?

Nie, eRegis je kompatibilný iba so serverom s OS Windows.

Čo všetko získam zaplatením údržby a podpory systému eRegis?

Získate najmä :

  • úpravy systému eRegis v prípade prechodu na vyššiu verziu OS servera,
  • úpravy systému eRegis na zmeny zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a zákona 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám (v prípade, že má zákazník aj modul ZVEREJŇOVANIE),
  • hotline – telefonická a e-mailová pomoc v pracovných dňoch v čase 8:00-16:00 hod.

Čo znamená, že v eRegise ponúkate naprogramovaný hlavičkový papier?

Je to hlavičkový papier vytvorený ako program, do ktorého sa automaticky dotiahnu údaje, ktoré boli zadané k záznamu alebo spisu (napr. adresát, adresa subjektu, predmet a ďalšie údaje podľa vášho zadania). S vyplneným dokumentom hlavičkového papiera môžete ďalej pracovať bežným spôsobom napr. v MS Word a podľa želania hotový (alebo aj rozpracovaný) dokument pripojiť ako elektronickú prílohu k záznamu.

Dá sa eRegis prepojiť s našim ekonomickým systémom?

Áno, ale je tu treba brať do úvahy viacero faktov – čo by ste chceli prepojiť, resp. synchronizovať, či jednorázovo alebo opakovane, ktorými smermi (len z eRegisu, len z ekonomického softvéru alebo oboma smermi), na akej technologickej základni je postavený váš ekonomický softvér a pod. Až potom vám budeme vedieť dať adekvátnu odpoveď.

Je možné v eRegise evidovať aj agendu našich pobočiek, resp. dcérskych spoločností?

Áno a tiež je tu viacero možností – podľa toho, či evidujete centrálne poštu pre pobočky alebo si ju pobočky evidujú oddelene (decentralizované denníky a pod.).

Uvádzate, že eRegis je webová online aplikácia a viem, že na internete je viacero nebezpečenstiev. Sú moje dáta a prístup bezpečný?

Áno, sú. Bezpečnosť eRegisu je vysvetlená v časti Technológia a bezpečnosť a v odpovedi na nasledujúcu otázku.

Neverím internetu, preto tam nechcem umiestniť dôležité firemné dokumenty…

Áno, je pravda, že internetom sa šíri viacero nebezpečenstiev, no skúste prijať niekoľko faktov, prečo sa nemusíte báť pristupovať k eRegisu cez webový prehliadač:

  • k eRegisu sa pripájate cez zabezpečený https protokol,
  • bezpečnosť eRegisu je porovnateľná s tou, s ktorou sa bežne stretávate v emailoch, dátových schránkach či v internetbankingu,
  • v prípade katastrofy straty dát vieme vaše dáta spätne obnoviť,
  • prieskumy dokazujú, že častejší počítačoví útočníci sú interní zamestnanci (až 60%) ako externí hackeri – v tomto smere si eRegis reguluje prístup k jednotlivým voľbám cez aplikačné oprávnenia a kontrolou pohybu po aplikácii (zdroj: prieskum spoločnosti Eset z roku 2011).