Moduly

Aplikácia eRegis je rozdelená do niekoľkých funkčných celkov – modulov, aby sa sprehľadnili možnosti jeho používania a optimalizovala sa celková cena riešenia:

• REGISTRATÚRA ▼

  Tento modul obsahuje jadro aplikácie eRegis, elektronická správa registratúry. Obsahuje tú funkcionalitu, ktorú vyžaduje zákon 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov. Pri kúpe systému eRegis je tento modul ako jediný povinný.

  Pomocou tohto modulu budete môcť:

  • online pristupovať k vašim elektronickým a listinným dokumentom,
  • mať na jednom mieste celopodnikovú dokumentáciu, ktorá do firmy prišla, odišla alebo bola vo firme vytvorená,
  • pridávať jednu a viac elektronických príloh k záznamu,
  • evidovať elektronické dokumenty prijaté aj odoslané emailom (integrácia s MS Outlook 2007 a novšie, Mozilla Thunderbird 10.0 a novšie),
  • využívať rýchlu podateľňu a čiarové kódy na záznamoch,
  • k jednej adrese evidovať viac kontaktných osôb,
  • združovať záznamy a spisy z rôznych rokov do jedného projektu,
  • sledovať zmeny stavov dokumentov (zaevidovaný, pridelený na spracovanie, prevzatý, vybavený, uzavretý, archivovaný, skartovaný, zrušený) a lehoty ich vybavenia,
  • využívať automaticky vypĺňaný hlavičkový papier,
  • kontrolovať, kto a čo sa so záznamom, či spisom historicky robil,
  • mať prehľad nad nevybavenou agendou vlastnou aj podriadených,
  • využívať interaktívny manuál,
  • rýchlo fulltextovo vyhľadávať aj v elektronických prílohách,
  • spravovať vaše registratúrne stredisko (laicky – „firemný archív“) s preberacími protokolmi, správou úložných jednotiek, sledovaním doby uloženia spisov, evidenciou výpožičiek,
  • riadiť vyraďovacie konanie listinných aj elektronických dokumentov v zmysle legislatívy. (Podľa §24 ods.4 písm. a) až c) Zákona o archívoch a registratúrach je archív povinný preberať elektronické archívne dokumenty od 01.01.2014).

• POUŽÍVATEĽSKÉ ÚDAJE ▼

  Tento rozširujúci modul Vám umožní evidenciu všetkých typov agiend a dokumentácie, ktoré budete potrebovať.

  Pomocou tohto modulu budete môcť:

  • vytvárať vlastné druhy záznamov (napr. reklamácie, sťažnosti, faktúry, …) a pridávať k záznamom nové polia podľa špecifických potrieb evidencie (napr. doba reklamácie, značka verejnej zákazky, spôsob prevzatia),
  • zaviesť e-mailovú notifikáciu k jednotlivým druhom záznamov (zainteresovaná osoba dostane e-mail o tom, že v eRegise pribudol daný záznam),

• ZMLUVY ▼

  Modul je náplasťou na boľavú ranu s názvom zmluvné práva a povinnosti. Firmy a úrady sa často boria s vyhľadávaním obsahu zmlúv a ich dodatkov. Modul ZMLUVY zavedie poriadok do vašich zmluvných vzťahov.

  Pomocou tohto modulu budete môcť:

  • prehľadne evidovať, vyhľadávať, sledovať platnosť a schvaľovať zmluvy,
  • mať prehľad v zazmluvnených sumách,
  • k zmluvám evidovať aj dodatky a mať ich prehľadne spárované
  • nastaviť ku každému druhu záznamov (aj zmlúv) oprávnenie na prístup a manipuláciu. pre inú skupinu ľudí,

• OBJEDNÁVKY ▼

  Zavedťe centrálnu evidenciu objednávok. Prehľadná a jednoducha tvorba a vyhľadávanie objednávok na jednotnom formulári.

  Pomocou tohto modulu budete môcť:

  • vytvárať a odosielať objednávky
  • jednoducho vyhľadať objednávky
  • zaviesť jednotný objednávkový formulár – dynamická tvorba vystavovaných objednávok s automatizovaným číslovaním, súčtom položiek objednávky a exportom do tlačiva objednávky spoločnosti, s prepojením na modul ZVEREJŇOVANIE.

• ZVEREJŇOVANIE ▼

  Spája myšlienky jednotnej evidencie firemnej dokumentácie a povinnosti zverejňovať špeciálne druhy dokumentov na internete alebo intranete. Povinnosť zverejňovať na webovej stránke zmluvy, objednávky a faktúry upravujú pre organizácie nakladajúce s verejnými prostriedkami novely Infozákona – Zákon č. 546/2010 Z.z. a následne Zákon 382/2011 Z.z. a nasledujúce novely zákona.

  Pomocou tohto modulu budete môcť:

  • jednoducho zverejniť dokumenty s prílohami,
  • využívať bezpečný prenos dát z eRegisu na web/intranet vo formáte XML,
  • mať stály prístup k zverejneným dokumentom vo vlastnej réžii,
  • opakovane vygenerovať pôvodne zverejnený obsah pomocou XML dávky – eliminácia rizika straty dát z dôvodu útokov na webovú stránku.

• DOKUMENTY PROJEKTU ▼

  Hoci aj základný modul REGISTRATÚRA ponúka možnosť združovať záznamy a spisy do jedného tematického projektu, tento modul ponúka projekt plánovať a sledovať jeho časové plnenie. Preto vznikol modul DOKUMENTY PROJEKTU, ktorý sa pozerá na projekt z hľadiska jeho dokumentácie.

  Pomocou tohto modulu budete môcť:

  • kontrolovať priebeh realizácie projektu a dokumenty stavebného, marketingového, či výskumného projektu,
  • kontrolovať termíny skutočnej realizácie dokumentov oproti plánovaným termínom (napr. ak je cieľom získanie stavebného povolenia k určitému termínu, realizácia podujatia a pod.).